Rokovi čuvanja dokumentacije – dio II: Ljudski resursi

 

U jednom od prethodnih blogova već je djelomično obrađena tema o rokovima čuvanja dokumentacije s naglaskom na financijsko poslovanje i računovodstvo. “Rokovi čuvanja dokumentacije - dio I:  Financijsko poslovanje i računovodstvo”.

Iako dokumentacija koja je vezana za financijsko poslovanje i računovodstvo čini većinu dokumentacije koju tvrtka stvara, ne znači da je to i jedina dokumentacija koju tvrka stvara.

 

Kao i u prvom dijelu “Rokovi čuvanja dokumentacije - dio I:  Financijsko poslovanje i računovodstvo” cilj je smanjiti šum vezan za rokove čuvanje dokumentacije, pogotovo jer su se neki rokovi zakonski mijenjali u posljednjih nekoliko godina.

 

U moru zakona ponekad je vrlo teško snaći se, pogotovo kada jedan zakon upućuje na drugi. Naš popis je informativne naravi, te svakako za točne i aktualne informacije savjetujemo da se kontaktira Hrvatski državni arhiv i od njih zatraže podaci o tome koliko se koja vrsta dokumenata mora čuvati.

 

Ovaj put će fokus biti na rokovima čuvanja dokumentacije vezan za ljudske resurse, dakle za zaposlenike.

 

Neovisno o formatu - papirni ili digitalni - rokovi čuvanja su jednkako dugi. Međutim, digitalizacija donosi niz prednosti: zaštitu od štetnih utjecaja poput vlage, vatre, gubitka ili slučajnog uništenja, kao i od štetočina poput miševa ili knjižnih moljaca. Uz to sve, papirnata dokumentacija može zauzimati značajan prostor koji se može iskoristiti na bolji način nego za pohranjivanje papirnate dokumentacije. 

 

Najbolje i najekonomičnije rješenje je digitalizirati dokumentaciju – ali pravilno. Digitalni dokumenti moraju biti jednako vjerodostojni kao i papirnati originali. Sustav DigiArhiva, ima sukladnost Hrvatskog državnog arhiva, omogućuje da svi digitalizirani dokumenti zadrže status originala jer se postupak provodi prema strogim pravilima. 

 

Dok većina računovodstvene dokumentacije ima rok čuvanja od 11 godina, velik dio dokumentacije iz područja ljudskih resursa mora se čuvati trajno. To dodatno povećava količinu dokumentacije s godinama – a tu ponovno dolazi do izražaja važnost digitalizacije. 

 

Jedna od značajnih prednosti digitalizirane dokumentacije putem DigiArhive je što se potrebni dokumenti mogu lako i brzo pronaći koristeći bilo koju riječ budući da su sve riječi pretražive u svim dokumentima u DigiArhivi. 

 

Dokumentacija vezana za ljudske resurse se može okvirno podijeliti na:

 

-Zapošljavanje, radni odnosi te zasnivanje i prestanak radnog odnosa, ugovor o djelu i dopunski rad

-Radno vrijeme, dopusti, bolovanje i obustave rada

-Radni sporovi, disciplinska i materijalna odgovornost

-Zaštita na radu i inspekcija rada

-Radni staž i kadrovska politika i evidencija

-Osobni dohoci i primanja po osnovi rada

-Stručno usavršavanje

-Zdravstvena i socijalna zaštita

-Predstavke, molbe i pritužbe

-Zaposlenici u upravnim tijelima

 

Što se tiče tvrtki u privatnom vlasništu, sljedeći rokovi su vlasništvu:

Zapošljavanje, radni odnosi i zasnivanje i prestanak radnog odnosa, ugovor o radu i dopunski rad
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Zapošljavanje osoba s invaliditetom	6 godina	0 godina
Ostala dokumentacija	6 godina	0 godina
Prava i obveze iz radnih odnosa	6 godina	0 godina
Općenito o pravima i obvezama poslodavca	6 godina	0 godina
Općenito o pravima i obvezama zaposlenika	6 godina	0 godina
Molbe, predstavke i pritužbe zaposlenika	6 godina	0 godina
Općenita dokumentacija	6 godina	0 godina
Politika i postupci	Trajno	0 godina
Općenito o zasnivanju i prestanku radnog odnosa (pravilnik)	Trajno	0 godina
Radni odnos na neodređeno vrijeme	Trajno	0 godina
Zasnivanje i prestanak radnog odnosa na neodređeno vrijeme	Trajno	0 godina
Zasnivanje i prestanak radnog odnosa na određeno vrijeme	Trajno	0 godina
Ugovor o djelu i ugovor o djelu za obavljene poslove	10 godina	0 godina
Dopunski i prekovremeni rad	6 godina	0 godina
Vježbenici i stručno usavršavanje bez zasnivanja radnog odnosa	6 godina	0 godina
Potvrde o radnom odnosu	6 godina	0 godina

 

 

Radno vrijeme, odmori, dopusti i bolovanja, obustava rada
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Općenita dokumentacija	6 godina	0 godina
Politika i postupci	Trajno	0 godina
Radno vrijeme i evidencija	6 godina	0 godina
Prekovremeni rad	6 godina	0 godina
Preraspodjela radnog vremena	6 godina	0 godina
Odmori i godišnji odmori (plan, zahtjev)	6 godina	0 godina
Zaključenje braka	6 godina	0 godina
Rođenje djeteta	6 godina	0 godina
Smrtni slučaj	6 godina	0 godina
Selidba	6 godina	0 godina
Dobrovoljno davanje krvi	6 godina	0 godina
Bolovanje i bolesna stanja i obavijest o privremenoj nesposobnosti za rad	6 godina	0 godina
Pripreme za polaganje ispita	6 godina	0 godina
Stručno ili opće školovanje	6 godina	0 godina
Ostala dokumentacija	6 godina	0 godina

 

 

Radni sporovi, radna disciplina, disciplinska i materijalna odgovornost
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Općenita dokumentacija	6 godina	0 godina
Politika i postupci	Trajno	0 godina
Radni sporovi i mirno rješavanje radnih sporova	6 godina	0 godina
Stegovna odgovornost i postupak	6 godina	0 godina
Odgovornost i postupak za lake i teže povrede službene dužnosti	6 godina	0 godina
Materijalna odgovornost i naknada štete	6 godina	0 godina

 

 

Zaštita na radu i inspekcija rada
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Općenita dokumentacija	6 godina	0 godina
Politike i postupci	Trajno	0 godina
Pojedinačni predmeti zaštite na radu	6 godina	0 godina
Nesreće na radu	Trajno	0 godina
Inspekcija rada	6 godina	0 godina

 

 

Radni staž i kadrovska politika i evidencija
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Općenita dokumentacija	6 godina	0 godina
Utvrđivanje radnog staža	Trajno	0 godina
Potvrda o radnom stažu	6 godina	0 godina
Kadrovska politika	Trajno	0 godina
Evidencija zaposlenika - matična knjiga	Trajno	0 godina

 

 

Osobni dohoci i ostala primanja po osnovi rada
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Stjecanje osobnog dohotka	5 godina	0 godina
Utvrđivanje, raspoređivanje, raspodjela	5 godina	0 godina
Odluke o plaćama	Trajno	0 godina
Obračun plaće	Trajno	0 godina
Izvještaji i potvrde o plaćama	Trajno	0 godina
Ostala dokumentacija	5 godina	0 godina
Dnevnice i službena putovanja	5 godina	0 godina
Naknada za prijevoz s i na posla	2 godine	0 godina
Regres i isplata regresa za godišnji odmor	2 godine	0 godina
Pomoć u slučaju smrti i isplata	2 godine	0 godina
Jubilarne nagrade i isplate	2 godine	0 godina
Otpremnina	2 godine	0 godina

 

 

Stručno usavršavanje
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Općenita dokumentacija	5 godina	0 godina
Politika i postupci	Trajno	0 godina
Tečajevi, savjetovanja i stručna putovanja	5 godina	0 godina
Prilagođeni programi	2 godine	0 godina
Osobni planovi izobrazbe	2 godine	0 godina
Procjene programa izobrazbe	5 godina	0 godina
Prijave na programe izobrazbe	2 godine	0 godina
Stjecanje zvanja, formalno obrazovanje, specijalizirani studiji, studijska putovanja	5 godina	0 godina
Seminari, savjetovanja i tečajevi	2 godine	0 godina
Stručni pravosudni ispit	5 godina	0 godina

 

 

Zdravstvena i socijalna zaštita
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Općenita dokumentacija	5 godina	0 godina
Zdravstvena zaštita i zdravstveno osiguranje	5 godina	0 godina
Mjere zdravstvene zaštite	5 godina	0 godina
Specifična zdravstvena zaštita radnika	5 godina	0 godina
Sistematski pregledi	5 godina	0 godina
Preventivni zdravstveni pregledi	5 godina	0 godina

 

 

Predstavke, molbe, prijedlozi i pritužbe
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Politika i postupci	Trajno	0 godina
Predstavke i pritužbe na rad organa uprave	5 godina	0 godina
Pojedinačni predmeti	2 godine	0 godina
Predstavke i pritužbe pravnih i fizičkih osoba na rad	5 godina	0 godina
Ostale predstavke i pritužbe	5 godina	0 godina
Tužbe	5 godina	0 godina
Molbe i prijedlozi	2 godine	0 godina

 

 

Radnici u upravnim tijelima
Vrsta dokumentacije	Čuvanje u DigiArhivi	Čuvanje papira nakon digitalizacije
Općenita dokumentacija	2 godine	0 godina
Zaposleni	Trajno	0 godina
Politika i postupci	Trajno	0 godina
Dužnosnici i rukovodeći djelatnici	Trajno	0 godina
Imenovanja	Trajno	0 godina
Razrješenja	Trajno	0 godina
Ocjenjivanje rada zaposlenih	5 godina	0 godina

 

Svi rokovi su informativne naravi. Točne i aktualne podatke potrebno je zatražiti od Hrvatskog državnog arhiva ili konzultirati specijaliste DigiArhiva prije digitalizacije papirnate dokumentacije.