Sva dokumentacija poslovanja tvrtke, bilo papirnata ili digitalna, ima svoj rok čuvanja. Ovisno o vrsti dokumentacije, ti se rokovi mogu razlikovati – od jedne godine do 40 godina, a neki i trajno.
U moru zakona ponekad je vrlo teško snaći se, pogotovo kada jedan zakon upućuje na drugi. Naš popis je informativne naravi, te svakako za točne i aktualne informacije savjetujemo da se kontaktira Hrvatski državni arhiv i od njih zatraže podaci o tome koliko se koja vrsta dokumenata mora čuvati.
Kako bismo olakšali navigaciju u rokovima čuvanja, stvorili smo ovaj kratki vodič.
Bez obzira na to je li dokumentacija papirnata ili digitalna, rok čuvanja je isti. Međutim, nije isto čuvati stotine registratora koji zauzimaju cijele prostorije ili digitalne dokumente koji ne zauzimaju fizički prostor, a uz to su lako pretraživi putem DigiArhiva DMS-a (Document Management System). Zahvaljujući sukladnosti s propisima o digitalizaciji Hrvatskog državnog arhiva, moguće je digitalizirati papirnatu dokumentaciju, koja je pravno jednako značajna kao i papirni dokumenti.
Samo izlučivanje papirnatih i digitalnih dokumenata nije isto. Digitalni dokumenti jednostavno se brišu, dok papirnate dokumente treba pažljivo uništiti kako neovlaštene osobe ne bi mogle dobiti uvid u povjerljive podatke.
Dokumentacija se može podijeliti u pet glavnih cjelina:
• Organizacija i upravljanje
• Ljudski resursi, rad i radni odnosi
• Nekretnine, postrojenja i oprema
• Financijsko poslovanje i računovodstvo
• Informacijski resursi i dokumentacija
Većina tvrtki stvara najviše dokumentacije iz kategorije Financijsko poslovanje i računovodstvo, zbog čega su rokovi čuvanja ove dokumentacije prioritet.
Grupa dokumentacije Financijsko poslovanje i računovodstvo obuhvaća osam glavnih sekcija:
• Organizacija financijskog poslovanja
• Financijski planovi i izvješća
• Državni proračun (neće biti obrađen)
• Knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje
• Financiranje
• Upravljanje imovinom i nabava imovine
• Postupci javne nabave
• Javni rashodi
Sljedeći rokovi čuvanja najvažniji su za privatne tvrtke:
ORGANIZACIJA FINANCIJSKOG POSLOVANJA |
Vrsta dokumenta | Čuvanje u DigiArhivi | Čuvanje papira nakon digitalizacije |
Općeniti dokumenti | 3 godine | 0 godina |
Financijsko-planski dokumenti | 3 godine | 0 godina |
Politika i postupci | Trajno | 0 godina |
Upute o financijskom poslovanju | Trajno | 0 godina |
FINANCIJSKI PLANOVI I IZVJEŠĆA |
Vrsta dokumenta | Čuvanje u DigiArhivi | Čuvanje papira nakon digitalizacije |
Financijski planovi | Trajno | 0 godina |
Financijska izvješća - trajna | Trajno | 0 godina |
Polugodišnji računi | Trajno | 0 godina |
Završni računi | Trajno | 0 godina |
KNJIGOVODSTVENO-RAČUNOVODSTVENO POSLOVANJE |
Vrsta dokumenta | Čuvanje u DigiArhivi | Čuvanje papira nakon digitalizacije |
Knjigovdstvene evidencije | 11 godine | 0 godina |
Ulazni računi | 11 godine | 0 godina |
Izlazni računi | 11 godine | 0 godina |
Prepiska u svezi s računima - reklamacije, opomene | 3 godine | 0 godina |
UPRAVLJANJE IMOVINOM I NABAVLJANJE IMOVINE |
Vrsta dokumenta | Čuvanje u DigiArhivi | Čuvanje papira nakon digitalizacije |
Općenito | 3 godine | 0 godina |
Politika i postupci | Trajno | 0 godina |
Rashodovanje imovine | Trajno | 0 godina |
Darovanje imovine | Trajno | 0 godina |
Osnovna sredstva | 2 godine | 0 godina |
Sredstva opreme | 2 godine | 0 godina |
Inventar općenito | 2 godine | 0 godina |
Knjiga inventara | 2 godine | 0 godina |
Popravak i otpis inventura | 2 godine | 0 godina |
Inventurni popis inventurnog povjerenstva | 2 godine | 0 godina |
POSTUPCI JAVNE NABAVE |
Vrsta dokumenta | Čuvanje u DigiArhivi | Čuvanje papira nakon digitalizacije |
Općenito | 5 godina | 0 godina |
Otvoreni postupci javne nabave | 5 godina | 0 godina |
Izlazni računi | 11 godine | 0 godina |
Prepiska u svezi s računima - reklamacije, opomene | 3 godine | 0 godina |
POSTUPCI JAVNE NABAVE |
Vrsta dokumenta | Vrsta dokumenta | Čuvanje papira nakon digitalizacije |
Općenito | 5 godina | 0 godina |
Regresi, premije i kompenzacije | 10 godine | 0 godina |
Svi rokovi su informativne naravi. Točne i aktualne podatke potrebno je zatražiti od Hrvatskog državnog arhiva ili konzultirati specijaliste DigiArhiva prije digitalizacije paprinate dokumentacije.
