Digitalizirajte, organizirajte i upravljajte dokumentima jednostavnije nego ikada
Upravljanje velikom količinom dokumenata može biti izazovno bez pravog alata. DigiArhiva je napredan sustav za
sigurnu pohranu,
brzo pretraživanje i učinkovitu organizaciju
poslovne dokumentacije.
Bez obzira na industriju u kojoj poslujete,
DigiArhiva optimizira radne procese, olakšava timsku suradnju i smanjuje administrativne zadatke.
Uz
pametno pretraživanje,
oznake, statuse i digitalne urudžbene brojeve
, dokumenti su uvijek dostupni u pravom trenutku. Automatizirani alati i masovne operacije pomažu vam
u bržem i jednostavnijem upravljanju dokumentacijom, dok napredne sigurnosne mjere osiguravaju integritet i privatnost vaših podataka.
Pametno pretraživanje
Brzo pronađite svaki dokument uz napredne filtere i oznake
Jednostavna organizacija
Organizirajte datoteke prema projektima, klijentima ili internim procesima
Veliki izbor opcija
Digitalni urudžbeni brojevi, uvjetovani statusi, digitalno potpisivanje, oznake…
U nastavku detaljno predstavljamo ključne funkcionalnosti koje vam omogućuju brži rad, bolju organizaciju i veću produktivnost – od automatiziranog indeksiranja dokumenata i naprednih pretraga, do prilagodljivih oznaka, statusa i masovnih operacija.
Bilo da trebate digitalizirati postojeću dokumentaciju, pratiti tijek obrade dokumenata ili osigurati transparentnu suradnju tima, DigiArhiva vam pruža alate koji pojednostavljuju svaki korak.
URUDŽBENI BROJ
DigiArhiva podržava unos i upravljanje urudžbenim brojem, osiguravajući potpuno usklađivanje s propisanim pravilima za njegovo pohranjivanje i prikaz.
Svaki dokument može imati dodijeljen jedinstveni urudžbeni broj koji omogućuje precizno praćenje i brzo pretraživanje službenih dokumenata.
Mogućnost pretraživanja po urudžbenom broju olakšava rad korisnicima koji trebaju brzo locirati određene dokumente.
AUTOMATIZACIJA
Automatska validacija i formatiranje brojeva prema propisima
TRANSPARENTNOST
Transparentno praćenje službenih dokumenata
JEDNOSTAVNOST
Jednostavno pretraživanje i filtriranje po urudžbenom broju
INTEGRACIJA
Integracija s ostalim značajkama sustava
OZNAKE
U DigiArhiva sustavu dokumenti se mogu organizirati pomoću oznaka, omogućujući brzo filtriranje i jednostavno grupiranje povezanih sadržaja.
Oznake su fleksibilan alat za kategorizaciju dokumenata prema vašim potrebama, možete ih koristiti za označavanje dokumenata po projektu, klijentu, tipu dokumenta ili bilo kojem drugom kriteriju relevantnom za vaše poslovanje.
BRŽA PRETRAGA
Filtriranje dokumenata po oznakama u nekoliko sekundi
AUTOMATSKO OZNAČAVANJE
Na temelju predefiniranih pravila
BOLJA ORGANIZACIJA
Dokumenti su intuitivno grupirani prema važnim parametrima
VIŠESTRUKO OZNAČAVANJE
Svaki dokument može imati više oznaka
STATUS DOKUMENTA
Praćenje i upravljanje dokumentima postaje jednostavnije uz stastuse koji pomažu korisnicima da brzo identificiraju u kojem se dokument trenutno nalazi stanju. DigiArhiva omogućuje dodjeljivanje različitih statusa, kao što su "U obradi", "Odobreno", "Arhivirano", i mnogi drugi.
Osim standardnih statusa, sustav podržava i uvjetovane statuse, gdje je moguće definirati specifične uvjete koji moraju biti ispunjeni prije nego što se dokument može označiti kao odobren ili zaključen. Ova funkcionalnost je posebno korisna za dokumente koji prolaze revizijske procese ili zahtijevaju višestruke odobrenja.
JASAN PREGLED TOKA
Svi korisnici mogu vidjeti trenutno stanje dokumenta
UVJETOVANI STATUSI
Automatska pravila za odobravanje i odbijanje dokumenata
OBAVIJESTI O PROMJENAMA
Korisnici se mogu obavijestiti kada dokument promijeni status
BRZO DONOŠENJE ODLUKA
Uvid u status pomaže u boljoj organizaciji radnih procesa
PRIMJERI IZ SVAKODNEVNOG POSLOVNOG ŽIVOTA
KRATKI PRIMJERI UPORABE UVJETOVANOG STATUSA
1. Elena je nova u firmi, te joj dođe ponuda za neku od dodatnih usluga DigiArhive
2. Elena ne zna tko se bavi tim predmetom ali je brzo naučila koristiti postojeće mogučnosti DigiArhive te postavlja status za taj dokument na Uvjetovani te dodaje 3 kolegice iz firme sa porukom: “Za koga je ovo?” Ili “Zanima li nas ovo?”
3. Korisnik koji klikne na “Odobri” taj se sigurno bavi tim predmetom - sada Elena zna tko se time bavi, a i ta osoba sada zna da DigiArhiva nudi neku novu uslugu
1. Mario je primjetio da je došao upit za kreiranje ponude
2. Mario kreira ponudu
3. Mario šalje ponudu na provjeru kod šefa odjela putem Uvjetovanog statusa
4. Šef odjela, koji je trenutno na terenu, preko DigiArhiva mobilne aplikacije odobrava ponudu koju je Mario složio
5. Mario primjeti obavijest u DigiArhivi da je njegova ponuda odobrena te je šalje klijentu
1. Fran radi kao šef odjela. Ujutro, uz kavu, podijelio je radne naloge i poslao ekipu na teren.
2. Pola sata kasnije, nakon što je ekipa već izašla na teren, stiže mu dojava da je u Frankopanskoj ulici prerezan kabel i da sanacija mora biti hitna.
3. Fran odmah izrađuje novi radni nalog te mu postavlja uvjetovani status – HITNO.
4. Marko, koji je na terenu, odmah primijeti obavijest na svom tabletu i potvrđuje nalog statusom "Prihvaćeno".
5. Fran sada zna da je Marko primio i prihvatio hitan radni nalog te da će sanacija kabela uskoro započeti.
- Ulazni račun dolazi u pisarnicu - dodaju se oznake (godina, mjesec, URA, odjel)
-
Račun se dodjeljuje odgovarajućem odjelu - status se postavlja na "Dodijeljeno"
- Račun se može poslati svim odjelima istovremeno ili
- Račun se može odmah dodijeliti pravom odjelu ili
- Djelatnik samostalno može preuzeti račun ili
- Status se postavlja na "Provjera od voditelja"
- Djelatnik provjerava račun - mijenja status na "Potvrda od voditelja" i dodaje objašnjenje za voditelja
-
Voditelj odjela donosi odluku:
- Ako odbije račun - traži dodatno objašnjenje od djelatnika
- Ako potvrdi račun - postavlja status na "Obrada" i prosljeđuje svima u računovodstvu
- Računovodstvo obrađuje račun i šalje dokument direktoru sa statusom "Plaćanje"
-
Direktor donosi konačnu odluku:
- Ako odbije račun - vraća se voditelju odjela
- Ako prihvati račun - račun se plaća
BILJEŠKE
DigiArhiva omogućuje dodavanje bilješki na svaki dokument, čime se poboljšava interna komunikacija i olakšava praćenje važnih informacija.
Umjesto zasebnih e-mailova i ručnih zapisa, svi komentari i napomene sada se mogu dodati direktno uz dokument, čime ostaju dostupni svim relevantnim korisnicima.
Svaka bilješka sadrži vrijeme unosa i autora, što osigurava preglednost i omogućuje praćenje tijeka komunikacije oko pojedinog dokumenta.
CENTRALIZIRANA KOMUNIKACIJA
Nema više gubljenja podataka po e-mailovima i chatovima
PRATITE PROMJENE
Povijest bilješki omogućuje uvid u ranije rasprave i odluke
POVEZANOST S OSTALIM FUNKCIJAMA
Bilješke su odmah vidljive na samom popisu dokumenata
POVEĆANA SURADNJA
Lakša koordinacija oko važnih dokumenata
MASOVNE OPERACIJE
Kako bi se ubrzao rad s većim količinama dokumenata, DigiArhiva omogućuje masovne operacije, koje korisnicima štede vrijeme. Ova funkcionalnost omogućuje istovremenu obradu više dokumenata, uključujući masovno dodjeljivanje oznaka, premještanje, brisanje i još mnogo toga.
Umjesto pojedinačnog odabira svakog dokumenta, korisnici mogu jednostavno označiti sve relevantne datoteke i izvršiti željenu radnju u samo nekoliko klikova.
BRZO PREMJEŠTANJE
Između različitih mapa i kategorija
SKUPNO OZNAČAVANJE
Za bolju organizaciju i pretragu
SKUPNE OPERACIJE
Jednostavna ažuriranja za stotine dokumenata odjednom
GRUPNO BRISANJE
Uz zaštitu od slučajnog brisanja
