AUTOR
DigiArhiva
KATEGORIJA
Arhiviranje
Čuvate li elektroničke račune pravilno? I kako izbjeći kazne?
Računi su ključni dokaz pravilnosti poslovanja tvrtke u očima Porezne uprave. Kao takve, potrebno ih je čuvati zakonski 11 godina od njihova nastanka.
Iako e-račun (elektronički račun) možda izgleda kao novina, on je izjednačen s papirnatim računima još 2011. godine, a od 2019. godine postoji obveza izdavanja e-računa pri poslovanju s državnim institucijama i javnim tvrtkama.
Od početka 2026. godine nastupa obveza izdavanja e-računa i za privatne tvrtke. Dakle, napokon bi trebao zaživjeti projekt Porezne uprave pod nazivom Fiskalizacija 2.0.
No, dijelovi Fiskalizacije 2.0 već se djelomično koriste u svakodnevnom poslovanju, točnije e-računi u poslovanju s javnim poduzećima (B2G), ali i sve više među privatnim tvrtkama u B2B okruženju.
Do sada je e-račun bio opcija u poslovanju, no od početka 2026. godine elektronička razmjena računa postat će obavezna.
Što je e-račun ili elektronički račun?
Prema definiciji Porezne uprave, elektronički račun, tj e-račun je najraširenija elektronička isprava u svijetu, a podrazumijeva račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, što omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.
Definicija koju daje Fina malo je šira – e-račun je dokument koji je po svom sadržaju istovjetan papirnatom računu, a izdaje se i zaprima u strukturiranom elektroničkom obliku (XML), koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. Dakle, u pozadini svega je XML. XML je kratica za Extensible Markup Language, odnosno jezik za označavanje podataka. Ideja je bila stvoriti jedan jezik koji će biti jednostavno čitljiv i ljudima i računalnim programima.
Dakle, e-račun nije njegov slikovni prikaz, tj. PDF, a još manje isprintana verzija slikovnog prikaza. Elektronički račun ili e-račun isključivo je XML datoteka.
Da li je e- račun obavezan?
Elektronički računi, tj. e-računi trenutno su obavezni samo u poslovanju s javnim i državnim tvrtkama (B2G). U poslovanju s drugim privatnim tvrtkama (B2B), e-račun trenutačno nije obavezan. No, to će se uskoro promijeniti – prema svim najavama, od početka 2026. godine.
Dakle, od sljedeće godine poslovanje s e-računima postat će uobičajena praksa, a većina tvrtki bit će obvezna koristiti e-račune.
Kako se pravilno arhivira elektronički račun?
Budući da e-račun dosad nije bio obavezan i predstavljao je relativno novu praksu, većina tvrtki nije pridavala posebnu pažnju načinu arhiviranja e-računa. To se posebno odnosi na razdoblje kada je većina računa dolazila u papirnatom obliku, pa e-računi nisu smatrani posebno važnima.
To je dovelo do toga da je velik broj tvrtki pogrešno pohranjivao e-račune. Većina ih je printala ili, u najboljem slučaju, preuzimala samo PDF prikaz.
Međutim, to NIJE e-račun, i ako je pohranjen na taj način, ne smatra se ispravno arhiviranim. Samo ispisivanje e-računa predstavlja direktan prekršaj.
Kako se pravilno čuva elektronički račun?
Prema Zakonu o elektroničkoj ispravi, elektronički račun mora se čuvati u elektroničkoj arhivi, a ne u ispisanom ili neformalnom digitalnom obliku.
A da bi bila elektronička arhiva adekvatna za čuvanje elektroničkih računa ona mora osigurati sljedeće uvijete prema Zakonu o elektroničkoj ispravi:
Elektronička arhiva mora osigurati:
– da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju odnosno sadržaj isprava,
– da su elektroničke isprave u čitljivom obliku za cijelo vrijeme čuvanja dostupne osobama koje imaju pravo pristupa tim ispravama,
– da se čuvaju podaci o elektroničkim potpisima kojima su elektroničke isprave potpisane kao i podaci za ovjeru tih elektroničkih potpisa,
– da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji uz ugrađene elektroničke potpise pružaju razumno jamstvo za njihovu vjerodostojnost i cjelovitost za cijelo vrijeme čuvanja,
– da je za svaku elektroničku ispravu moguće vjerodostojno utvrditi podrijetlo, stvaratelja, vrijeme, način i oblik u kojem je zaprimljena u sustav na čuvanje,
– da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji pružaju razumno jamstvo da ne mogu biti mijenjane i da se ne mogu neovlašteno brisati,
– da postupci održavanja i zamjene medija za pohranu elektroničkih isprava ne narušavaju cjelovitost i nepovredivost elektroničkih isprava,
– da se elektroničke isprave mogu sigurno, pouzdano i vjerodostojno zadržati u razdoblju koje je utvrđeno zakonom ili drugim propisima kojima se uređuju obveze čuvanja odgovarajućih isprava na papiru.
DigiArhiva je jedan od sustava koji zadovoljava sve uvijete za elektroničku arhivu propisane Zakonom o elektroničkoj ispravi. To znači da su svi dokumenti pohranjeni u DigiArhivi pohranjeni na siguran i pravilan način.
Koliko dugo se moraju čuvati elektronički računi?
E-računi, kao i papirnati računi, računovodstveni su dokumenti. Na njih se primjenjuje Zakon o računovodstvu, kojim je propisan rok čuvanja računa od 11 godina nakon njihova nastanka. To znači da se e-račun u XML formatu mora čuvati 11 godina od trenutka njegova izdavanja.
Zbog toga je važno pohranjivati e-račune u sustav koji ima višestruke automatske sigurnosne kopije (backup).
Što ako se elektronički računi ne čuvaju pravilno?
E-račun smatra se elektroničkim zapisom o poslovnom događaju te kao takav mora nedvojbeno i istinito sadržavati sve relevantne podatke o poslovnom događaju.
Ako se e-račun ne čuva pravilno, poduzetnik – bilo da je riječ o pravnoj ili fizičkoj osobi – može biti kažnjen novčanom kaznom u iznosu od 1.320,00 do 12.270,00 eura, dok se odgovorna osoba može kazniti dodatnim iznosom od 660,00 do 2.650,00 eura.
Osim toga, svaki pretporez obračunat na temelju e-računa koji nije pravilno pohranjen ne smatra se valjanom ispravom.
Sažetak
Svi e-računi moraju se čuvati u ispravnom XML formatu. Ispis na papir i pohranjivanje samo PDF prikaza računa nije ispravno, te se iz takvog računa ne može odbiti pretporez.
Ako se e-račun ne čuva pravilno, Porezna uprava može propisati kaznu od 1.320,00 do 12.270,00 eura za poduzetnika, uz dodatnu kaznu od 660,00 do 2.650,00 eura za odgovornu osobu.
E-račun u XML digitalnom formatu mora se čuvati 11 godina, što je isto pravilo koje vrijedi i za papirnate račune.
Najbolji način čuvanja e-računa je korištenje sustava elektroničke arhive, poput DigiArhive, jer takvi sustavi nude sigurnost i višestruke sigurnosne kopije, čime se osigurava da e-računi ne budu izgubljeni ili slučajno obrisani.
Zašto se odlučiti za DigiArhivu?
DigiArhiva nudi mogućnost jednostavnog pretraživanja i dijeljenja e-računa, bilo s računovodstvom ili s Poreznom upravom.
Osim što je digitalna elektronička arhiva, DigiArhiva je i DMS (Document Management System – sustav za upravljanje dokumentima), koji omogućuje sigurno upravljanje dokumentima putem računala ili mobilne aplikacije, čak i kada niste u uredu.
Jedan od ključnih razloga za korištenje DigiArhive je i činjenica da će vodeći sustavi za izdavanje elektroničkih računa od 31. ožujka 2025. obrisati svoje online arhive. To znači da se stari e-računi više neće moći preuzeti, a u budućnosti će rok za preuzimanje e-računa biti izuzetno kratak.
Stoga će e-račune biti potrebno pravovremeno preuzimati i ispravno pohranjivati odmah po zaprimanju. DigiArhiva omogućuje sigurno i dugoročno arhiviranje, čime osiguravate da vaši e-računi budu uvijek dostupni i zaštićeni.