Optimizacija uredskog poslovanja s digitalnom arhivom

Zaposlenici tvrtke najveća su vrijednost svake organizacije. Tvrtka može imati najmodernije strojeve, najnovija računala i najbolja vozila, ali bez stručnih i vrijednih zaposlenika tko će koristiti te resurse i stvarati dodatnu vrijednost? Za zaposlenika, njegovo znanje i vrijeme najveći su doprinos tvrtki. Sve tvrtke žele da njihovi zaposlenici maksimalno iskoriste svoje znanje i radno vrijeme. Da bi zaposlenik bio što učinkovitiji, potrebno je optimizirati iskoristivost vremena provedenog na što kompleksnijim zadacima. Međutim, ponekad je potrebno obaviti i manje kompleksne poslove.

Najneisplativije je kada visoko stručni zaposlenici troše svoje dragocjeno vrijeme na jednostavne zadatke. Primjerice, umjesto da obračunava PDV, računovođa traži jedan račun u registratorima od početka godine. Ako se može ostvariti ušteda na vremenu zaposlenika prilikom ovih jednostavnih zadataka, radno vrijeme zaposlenika značajno je optimizirano.

Cilj svake digitalizacije je optimizirati vrijeme zaposlenika kako bi mogao maksimalno iskoristiti svoje vještine na zadatke s kojima će najviše doprinijeti poslovanju tvrtke.

Digitalizacija poslovanja tvrtke zvuči kao kompliciran proces, ali u današnjem svijetu već je uvelike prisutna i donekle normalizirana. Sam čin uvođenja računala u radne procese početak je digitalizacije. Programi za obradu teksta i računalne tablice značajno su ubrzali mnoge radne zadatke. Prije tridesetak godina bilo je normalno komunicirati putem faksa i pošte, dok je danas uobičajeno korespondenciju voditi e-mailom. Također se uvođenje e-mail korespondencije može smatrati digitalizacijom poslovanja. Svaki od ovih koraka digitalizacije doprinio je optimizaciji rada zaposlenika, ali i smanjenju korištenja papira. Tako su se stvarale višestruke uštede – na vremenu, papiru i tinti.

Sljedeći korak u digitalizaciji je stvaranje digitalnih arhiva i korištenje DMS-a (sustava za upravljanje dokumentacijom). Ovaj korak također smanjuje korištenje papira i štedi vrijeme. Ušteda papira nije samo smanjenje troškova materijala, već rezultira i uštedom prostora jer se taj papir ne mora skladištiti, te uštedom vremena jer papirnate dokumente možemo pretraživati samo ručno.

Digitalizacijom dokumentacije značajno se olakšavaju i ubrzavaju ovi procesi. Glavne prednosti digitalizacije papirnate dokumentacije i korištenja digitalnih arhiva i sustava za upravljanje dokumentacijom su:

• Centralizacija dokumentacije

• Digitalizacija papirnate dokumentacije

• Brzo pretraživanje dokumentacije

• Lako upravljanje dokumentacijom

• Oslobađanje prostora

• Cjelovitost dokumentacije

• Određivanje pristupa dokumentaciji

• Daljinski pristup dokumentaciji

• Dostupnost 24 sata dnevno

Jedan od većih problema s papirnatom dokumentacijom je nedostatak centralizacije dokumentacije. Česta je situacija da svaki odjel drži dokumentaciju zasebno, nerijetko da svaki djelatnik ima svoju arhivu gdje drži “svoje” dokumente. Tu nastaje problem jer se ostali zaposlenici ne snalaze u “privatnim” arhivama svojih kolega. Dodatni problem je dupliranje dokumenata čime se zauzima dodatni prostor, bilo fizički bilo digitalni. U isto vrijeme može se dogoditi da se jedini original izgubi ili uništi jer netko smatra da rukuje samo s još jednom kopijom.

Kada se u cijelu jednadžbu uvedu još i računala zaposlenika i dokumenti na njima, razbacanost dokumenata po raznim medijima, serverima, registratorima i računalima postane gotovo nepregledna. Zato je važna centralizacija dokumentacije kako bi se svi dokumenti držali na jednom mjestu. To je jedna od prednosti koju nudi DigiArhiva – centralizacija sve dokumentacije tvrtke na jednom mjestu.

Kada se digitalizira papirnata dokumentacija tvrtke, ona postaje dio digitalne arhive. Na taj način ostvaruje se potpuna centralizacija dokumentacije. Prednost digitalne dokumentacije je u tome što, jednom digitalizirana, dokumentacija je pohranjena u digitalnoj arhivi, što u principu znači da je dokumentacija centralizirana.

Centralizirana i digitalizirana dokumentacija ubrzava mnoge procese u tvrtki. Jedan od procesa koji ubrzava je pretraživanje dokumentacije. Pretraživanje papirnate dokumentacije zahtjevan je posao, pogotovo ako arhiva nije dobro indeksirana i uredna. Nekad može biti gotovo nemoguće naći određene dokumente. S druge strane, pretraživanje digitalne arhive je znatno lakše. Na primjer, DigiArhiva može se pretraživati po bilo kojoj riječi ili broju. Najvažnije, rezultat je trenutan. Za razliku od pretraživanja u papirnatoj arhivi, gdje proces pretraživanja može trajati od 15 minuta pa nekad i do nekoliko dana, ovisno o stanju arhive.

Upravljanje dokumentima je još jedna prednost digitalne arhive. Sustavi kao što su DigiArhiva imaju ugrađene DMS (document management system – sustav za upravljanje dokumentima). Kreiranje mapa i podmapa, ovisno o potrebama korisnika i organizacije, podrazumijeva se. Postavljanje oznaka, filtriranje po oznakama, sortiranje po datumu kreiranja i naslovu, postavljanje statusa te dodavanje bilježaka i potpisivanje dokumenata sve su funkcije koje značajno pomažu u upravljanju dokumentacijom. Treba napomenuti kako svi korisnici u tvrtki mogu lako i brzo pristupiti dokumentima.

Nakon digitalizacije dokumentacije, ako je pravno valjano digitalizirana, više nije potrebno čuvati papirnatu arhivu već je dovoljna digitalna. Tako se oslobađa prostor koji je zauzimala papirnata dokumentacija. Kako bi papirnata dokumentacija bila pravno valjano digitalizirana, sustav za digitalizaciju treba imati Sukladnost o digitalizaciji Hrvatskog državnog arhiva. Sukladnost potvrđuje da sustav zadovoljava uvjete za digitalizaciju s tehnološke i softverske strane te da zaposlenici imaju stručno znanje potrebno za digitalizaciju. Trenutno je DigiArhiva jedini sustav za digitalizaciju papirnate dokumentacije koji posjeduje Sukladnost o digitalizaciji Hrvatskog državnog arhiva i koji može digitalizirati papirnate dokumente te kreirati pravno valjane i jednako valjane dokumente kao papirnate, dakle stvoriti digitalni oblik. Nakon digitalizacije papirnati dokumenti mogu se izlučiti, odnosno uništiti.

Cjelovitost dokumentacije važna je za svaku tvrtku. Jedan od glavnih neprijatelja dobre arhive je papirnata dokumentacija. Istraživanja pokazuju kako i do 10 % svih papirnatih dokumenata može biti uništeno ili pogrešno arhivirano. DigiArhiva rješava taj problem. Svaki dokument koji se unese u DigiArhivu moguće je pretražiti putem ključne riječi ili broja, tako da se ti dokumenti mogu lako naći u digitalnoj arhivi, pa čak i ako su pohranjeni u pogrešnoj mapi. Na taj način DigiArhiva osigurava cjelovitost dokumentacije.

Cjelovitost dokumentacije iznimno je važna za funkcioniranje bilo koje tvrtke. To što postoji cjelovita dokumentacija ne znači da svaki djelatnik treba moći pristupiti svakom dokumentu ili svakoj mapi. DigiArhiva daje mogućnost da se za svakog djelatnika postavi profil s ograničenim pristupom određenim dokumentima. Osim pristupa dokumentaciji, u DigiArhivi se mogu ograničiti i radnje koje djelatnik može provoditi. Tako zaposlenik u odjelu prodaje može pregledavati i dodavati dokumente vezane za njegov odjel, ali ih neće moći brisati, dok će voditelj odjela moći još i brisati dokumente, premještati ih i, naravno, pregledavati i dodavati dokumente. Naravno, sve se ove radnje bilježe kako bi se znala povijest svakog dokumenta.

Kako je rad od doma postao sve učestaliji i nešto što zaposlenici sve više očekuju, postaje važno pristupati dokumentima na daljinu. Ako tvrtka ima više dislociranih ureda, lakše je upravljati centraliziranom arhivom na oblaku nego svaki dokument slati poštom ili skenirati i onda slati e-mailom, što iziskuje dodatni napor i nepotrebno troši vrijeme zaposlenika. Kod DigiArhive zaposlenik može pristupiti dokumentima s bilo koje lokacije, bez pomoći zaposlenika u središnjem uredu.

Ne samo da zaposlenici mogu pristupiti dokumentaciji na daljinu, nego, što je jednako važno, arhiva je dostupna 24 sata na dan, sedam dana u tjednu. Ovo je važno kada se zbog hitnog slučaja mora pristupiti dokumentu, pogotovo na terenu ili kada nema drugih zaposlenika u uredu.

Digitalna arhiva, točnije DigiArhiva, značajno optimizira radno vrijeme zaposlenika, štedi njihovo vrijeme, a time i troškove tvrtki, uz bonus uštede prostora i centralizacije sve dostupne dokumentacije u bilo kojem trenutku kada je to nužno za obavljanje posla, uključujući i situacije hitnosti.