Papirnata ili digitalna arhiva: Vodič kroz prednosti i rizike modernog arhiviranja

Kada danas netko spomene pojam arhiva, obično se u mislima stvori slika sobe pretrpane dokumentima nepoznate starosti, dok vrijedni radnici marljivo prepisuju važne informacije s fizičkih papira u digitalni oblik. Čak i ako u Google pretraživač upišemo riječ arhiva, ta slika će se najvjerojatnije pojaviti. Ako se oslonimo na umjetnu inteligenciju da nam generira sliku arhive, gotovo sigurno ćemo dobiti prikaz prostorije ispunjene dokumentima, knjigama i policama.

Do prije dvadesetak godina, ovakav prizor bio je uobičajen u gotovo svim tvrtkama. Unatoč napretku tehnologije i digitalizacije, mnoge tvrtke i danas čuvaju analogne, papirnate arhive. Digitalne arhive pojavljuju se krajem 1980-ih, no uglavnom su bile interne. Zbog zakonskih razloga, papirnate arhive su opstale. Tek su nedavno zakonske prilagodbe omogućile da digitalne arhive postanu privlačno rješenje za tvrtke i sa zakonskog aspekta.

Od papira do piksela: Evolucija arhivske tehnologije

Razvoj tehnologije značajno je pridonio napretku digitalnih arhiva. Posebno se ističe mogućnost digitalizacije papirnate dokumentacije – brzo, precizno, učinkovito, a možda najvažnije, povoljno. Jeftina i kvalitetna digitalizacija postala je moguća zahvaljujući rastu računalne snage, što je ubrzalo razvoj OCR tehnologije (optičko prepoznavanje znakova - eng. Optical Character Recognition), osobito od sredine 2000-ih godina.

Nagli napredak umjetne inteligencije, koji je započeo sredinom 2010-ih i ušao u široku primjenu prije nekoliko godina, bio je ključan za stvaranje digitalnih arhiva koje su brze, precizne i povoljne. Danas je digitalizacija dokumentacije financijski pristupačna za širi krug tvrtki u odnosu na prije 30 godina, kada je bila tek u začecima.

Informacije su oduvijek bile ključne za poslovanje tvrtki, a mnoge od njih još uvijek se nalaze u papirnatim arhivama. Brz pristup tim informacijama iznimno je važan, osobito na tržištu prepunom konkurencije. Nažalost, pristupanje informacijama iz papirnate arhive može biti spor i često skup proces. Nasuprot tome, kod digitalne arhive ovaj proces je mnogo brži i učinkovitiji. Ipak, postoji određena doza opreza i sumnje vezano uz sigurnost dokumenata u digitalnim arhivama, osobito kad je riječ o mogućnosti gubitka ili uništenja podataka. S druge strane, papirnate arhive često se smatraju gotovo vječnima, sa svakim papirom na svom mjestu. No, stvarnost je često drugačija.

Idealizirana slika papirnate arhive vs. Stvarnost

Kad si netko predstavi papirnatu arhivu, to je često idealizirana verzija koja uključuje uredne prostorije s registratorima gdje je svaka datoteka na svom mjestu. No, rijetko je to slučaj. Tko god je ikad morao tražiti nešto u arhivi svoje tvrtke zna koliko to može biti kaotično. U mnogim tvrtkama arhiva se često smješta u najmanje poželjne prostorije, poput podruma, tavana, pa čak i unajmljenih garaža na drugom kraju grada. Dokumenti su nerijetko razbacani po uredima i hodnicima, bez pravog reda.

Problemi papirnate arhive

Prostor i uništavanje

Papirnate arhive zauzimaju mnogo prostora, a obično postoji samo jedna kopija dokumenata, što može biti problematično. Prema statistikama, čak 10% dokumenata u najboljim arhivama može biti problematično. Oko 7% dokumenata se izgubi ili uništi, dok je dodatnih 3% pogrešno arhivirano. Kada tvrtka generira 200.000 dokumenata godišnje, to može značiti 20.000 izgubljenih ili uništenih stranica.

Vatrena opasnost

Vatra je svakako najveći neprijatelj papira. Ako arhiva nije zaštićena protupožarnim sustavima, dokumenti mogu izgorjeti u trenu. Nažalost, svake godine svjedočimo požarima, osobito u Dalmaciji, gdje nestaju objekti zajedno s arhivama.

Prijetnja vode

Voda je jednako pogubna za papirnatu dokumentaciju. Dokumenti koji se smoče mogu postati nečitljivi ili se čak i raspasti. Vjerojatno najgora moguća kombinacija je kada izbije požar koji se gasi vodom, čime se dokumentacija dodatno uništava. Problem predstavljaju i poplave, koje gotovo svake godine pogađaju kontinentalni dio Hrvatske stvarajući ogromnu štetu na građevinama, a posljedično i na dokumentaciji koja je u njima pohranjena.

Tihi neprijatelji - vlaga i temperatura

Vlaga i temperatura su tihi neprijatelji papirnate dokumentacije. Čak i kada mislimo da smo dobro pohranili dokumentaciju, može doći do oštećenja. Dovoljno je da negdje malo prokišnjava krov, da neka cijev pušta ili da prostorija ima povišenu vlagu zbog smještaja u podrumu. U takvim uvjetima može se očekivati stvaranje plijesni, posebno u kombinaciji s ljetnim temperaturama koje pospješuju njezin razvoj i širenje. Također se javlja problem lijepljenja listova papira, osobito kada naglo zatopli, a listovi su vlažni od zime.

Neočekivana prijetnja - štetočine

Štetočine mogu izazvati veću štetu nego što očekujemo. Možemo ih grubo podijeliti na glodavce i kukce. Glodavci poput miševa, štakora pa čak i vjeverica mogu napraviti gnijezda u registratorima i pritom uništiti vrijedne dokumente. Dodatni problem predstavljaju njihov izmet i urin koji mogu biti opasni za ljude. Tu su i kukci poput žohara koji se hrane papirom, a njihov izmet može dodatno zaprljati i oštetiti dokumentaciju. Papir privlači i knjižne moljce, termite, a možda najopasnije - srebrne ribice, koje je teško uočiti. Sve ove štetočine, posebno kukci koji se hrane celulozom, mogu stvoriti značajnu štetu. Posebno je ugrožena dokumentacija koja se mora čuvati trajno, a ne pregledava se redovito.

Utjecaj svjetlosti

Izloženost dokumenta svjetlosti može uzrokovati ozbiljne probleme. UV zračenje može izblijediti tintu, uzrokovati žućenje papira ili ga učiniti krhkim. Ovo je posebno vidljivo na termopapiru (računi iz blagajne) koji pod utjecajem svjetla može vrlo brzo izblijediti ili potamniti, što je posebno problematično ako se to dogodi prije isteka jamstvenog roka.

Kemijski i fizički zagađivači

Zagađivači iz zraka poput prašine, ali i kemijski zagađivači iz okolnih predmeta kao što su ljepila, plastični omoti, pa čak i sredstva za čišćenje, u kombinaciji s visokom temperaturom mogu oštetiti ili potpuno uništiti papir.

Ljudski faktor

Rukovanje dokumentima, posebno često i neoprezno, može ih oštetiti - bilo da se poderu, istroše ili izgužvaju. Također, nepravilno skladištenje poput pretrpanih registratora i polica može oštetiti papir. Ako se koriste neadekvatni omoti, može doći do dodatnog oštećenja.

U pravilu se dokumentacija oštećuje kombinacijom nabrojanih čimbenika, što ubrzava propadanje papirnate arhive. Najveći problem svake arhive je što se dokumentacija čuva u samo jednom primjerku, najčešće originalu. Gotovo nijedna tvrtka ne čuva duplikate zbog troškova povezanih s arhiviranjem. To znači da je svaki uništeni dokument nepovratno izgubljen, što kasnije može uzrokovati ozbiljne probleme.

Rizik držanja arhive s papirnatim dokumentima veći je od očekivanog, posebno ako se arhiva nalazi u neadekvatnom prostoru.

Digitalna alternativa

S druge strane imamo digitalne arhive koje manje upućenim korisnicima mogu djelovati nesigurno. Naravno, ne možemo govoriti u ime svih digitalnih arhiva jer mogu imati različita sigurnosna rješenja, ali možemo govoriti o našem proizvodu, DigiArhivi, i sigurnosti dokumenata koju pruža.

DigiArhiva pohranjuje sve dokumente na serverima unutar Europske unije. Svi dokumenti su zaštićeni najvišom razinom enkripcije pomoću S3 kompatibilnog enkripcijskog sustava. Uz to, cjelokupna arhiva ima višestruke sigurnosne kopije, a preporučujemo i dodatne kopije na lokalnim medijima poput Blu-ray+R, DVD+R ili CD+R diskova te na USB ili vanjskim tvrdim diskovima, ovisno o potrebama. Prednost Blu-ray+R, DVD+R i CD+R medija je što se jednom zapisani dokumenti više ne mogu brisati, čime se dobiva nepromjenjiva digitalna arhiva.

Zaštita od tradicionalnih prijetnji

Digitalna arhiva je otporna na sve tradicionalne načine uništavanja dokumentacije koji prijete papirnatim arhivama. Pogledajmo kako:

Vatra i voda

Iako se smatraju najvećim neprijateljima papirnatih arhiva jer mogu brzo i trajno uništiti dokumente, kod digitalne arhive situacija je drugačija. Čak i ako vatra ili voda unište servere i lokalne kopije, digitalna arhiva ima ključnu prednost - višestruke sigurnosne kopije. Naši serveri u EU imaju dnevnu sigurnosnu (backup) kopiju na više geografski udaljenih lokacija. Također preporučujemo redovito snimanje podataka na fizičke medije, najbolje u više kopija na različitim lokacijama. Tako ni vatra ni voda ne mogu uništiti sve verzije dokumenata. Važno je napomenuti da stvaranje višestrukih kopija ne iziskuje značajne dodatne troškove. Primjerice, cjelogodišnja dokumentacija srednje velike tvrtke može stati na nekoliko DVD-ova, za razliku od stotinjak registratora koje bi zauzimala u fizičkom obliku.

Vlaga i temperatura također ne predstavljaju opasnost jer nikad ne mogu utjecati na sve sigurnosne kopije istovremeno. Isto vrijedi za štetočine, svjetlost, neoprezno rukovanje i vanjske zagađivače.

DigiArhiva dodatno rješava problem zagubljenih dokumenata, odnosno njihovog pogrešnog arhiviranja. U digitalnom sustavu dokument se ne može jednostavno zagubiti - lako ga je pronaći čak i ako je u pogrešnom folderu, jer se svi dokumenti očitavaju i indeksiraju prilikom digitalizacije. Time se eliminira problem 3% pogrešno arhivirane dokumentacije.

Zaštita od nenamjernog brisanja

DigiArhiva pomaže i u sprječavanju nenamjernog uništavanja dokumentacije, do kojeg najčešće dolazi kada se dokumenti ne spreme odmah po primitku ili kada se slučajno bace misleći da postoji kopija. U digitalnoj arhivi brisanje može biti samo namjerno jer sustav ima više razina zaštite. Korisnik mora imati posebne administrativne ovlasti za brisanje, a sam proces uključuje nekoliko koraka potvrde. Potrebno je prvo označiti dokument, kliknuti na brisanje, potvrditi brisanje u skočnom prozoru, zatim ući u mapu "Smeće" i dodatno potvrditi trajno brisanje. Ovaj proces nije brz i jednostavan poput bacanja papira u koš, a dodatna je prednost što nije anoniman - svaka se akcija bilježi pa se točno zna tko je i kada obrisao koji dokument.

Nakon svega ostaje još jedna ili više sigurnosnih kopija na lokalnim medijima. Za dodatnu sigurnost idealni su mediji poput Blu-ray+R, DVD+R ili CD+R koji se nakon snimanja ne mogu mijenjati, čime se stvara nepromjenjiva digitalna arhiva.

Sigurnost od neovlaštenog pristupa

Najveća briga klijenata vezana uz digitalne arhive je mogućnost neovlaštenog pristupa (npr. hakera) i uništenja podataka. Iako je teoretski moguće probiti digitalnu arhivu, kao što je moguće provaliti u ured i uništiti papirnatu arhivu, DigiArhiva ima snažne zaštitne mehanizme. Svaki korisnik ima jedinstvene pristupne podatke, za razliku od fizičke arhive gdje često svi zaposlenici koriste isti ključ. Uz pravilno čuvanje pristupnih podataka, gotovo je nemoguće probiti enkripciju. Čak i u slučaju proboja, dokumentacija je sigurna jer se pohranjuje i na lokalne medije kojima se ne može pristupiti preko interneta, posebno kad su fizički pohranjeni na polici ili u ladici. Istovremeno, dokumenti na serverima su dodatno zaštićeni enkripcijom.

Zaključak

Iako nijedan način pohrane informacija nije stopostotno siguran i vječan - bilo da je riječ o klesanju u kamen, papirnatoj dokumentaciji ili digitalnim dokumentima - usporedba pokazuje da je digitalna arhiva DigiArhive daleko sigurnija za očuvanje dokumentacije zbog:

Višestrukih sigurnosnih digitalnih kopija - u oblaku na serverima i lokalnim fizičkim medijima
Nemogućnosti fizičkog uništenja dokumenata zbog vanjskih čimbenika poput vatre, vode, vlage, svjetlosti ili štetočina